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Das wesentliche Ziel des Lead Buyings ist es, Ihre Marktposition durch Bündelung des Einkaufs und der damit verbundenen Mengendegression zu verbessern...

Der Begriff setzt sich zusammen aus dem Englischen "Lead" für Führen und dem Begriff "Buyer" für den Einkauf. Der Begriff ist im Sinne der federführenden Abteilung Einkauf zu verstehen. Der den Fokus auf ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte und im Vorfeld festgelegte Materialgruppe legt.

So manche Unternehmen sprechen hier auch vom Mandatseinkauf, was den Charakter des Lead Buyers ebenfalls sehr gut beschreibt. Der Normalfall ist heute noch so, dass sich mehrere Einkäufer in einer Organisation konzeptlos, unabhängig voneinander und leider häufig auch unabgestimmt um den Einkauf des gleichen Materials bzw. der Materialgruppe kümmern. Zu beachten ist, dass eine Organisation nicht zwangsläufig ein Unternehmen sein muss. Es kann ebenso ein Zusammenschluss von verschiedenen Unternehmen, einer Unternehmensgruppe, einer Branche oder eines Verbandes sein.

Folgendes sollte für ein Lead Buyer-Konzept überprüft werden:

  • für das Lead Buyer-Konzept in Frage kommende Beschaffungsvolumen (min. siebenstellig),
  • die lokalen Gegebenheiten, das Material an sich,
  • ein standardisierter oder einfacher Zeichnungsartikel,
  • das Know-how der zuständigen Einkäufer,
  • die Informationsbasis sowie
  • die notwendige Transparenz und Beschaffungswerkzeuge.
  • Das Konzept muss eine direkte Kostenreduktion, also eine Einkaufspreisreduzierung und indirekte Beschaffungskostenreduzierung aufgrund der Bündelung des Prozesses zur Auswirkung haben. Die erforderlichen Voraussetzungen sollten allerdings erfüllt werden, um die obigen Ziele erreichen zu können. Vor allem sollte die oberste Führungsebene von der Idee überzeugt werden, um notwendige Mittel für die Umsetzung zur Verfügung gestellt werden.

    Ein Kostenfaktor der nicht unterschätzt werden sollte, ist die benötigte Software, um die notwendige Transparenz innerhalb des Einkaufs zu schaffen und um das Controlling hierfür durchführen zu können. Häufig werden hier Portaltechnologien genutzt, die möglichst alle in der Organisation genutzten ERP-Systeme und externe Lieferantenkataloge anbinden.

    Sind die Materialien identifiziert, gilt es nun, den Personenkreis festzulegen, der als Lead Buyer funtieren soll. Auch dieser Aspekt sollte nicht unterschätzt werden, da die bloße Bestimmung der Person, die das Lead Buying durchführen soll, ebenso von den Kollegen akzeptiert werden sollte, die bisher für den Einkauf der Lead Buying-Produkte an anderer Stelle zuständig waren.

    Der Lead Buyer muss durch seine Fachkompetenz, Branchenkenntnis, Einkaufswerkzeuge und Sprachkenntnisse, zum anderen durch seine Person mit den entsprechenden Softskills überzeugen können. Ganz besonders wichtig ist hierbei eine integrative Vorgehensweise, die bestimmt ist von Teamfähigkeit auf der einen Seite und von Führungskompetenz auf der anderen Seite. Sind die Tools und die Organisation festgelegt, so hat der Lead Buyer die Aufgabe, den festgestellten Gesamtbedarf mit den Lieferanten zu verhandeln. Ein nützlicher Nebeneffekt beruht auch darauf, dass die Bündelung meist eine Standardisierung voraussetzt und eine Verbesserung der Lieferantenstruktur hervorbringt.

    Insbesondere in großen Unternehmengruppen wird aufgrund der regional unterschiedlich agierenden Einkaufseinheiten das Lead Buyer-Konzept bevorzugt eingesetzt. Beiden vielen Vorteilen sollten jedoch folgende Risiken nicht außer Acht gelassen werden:

  • Ungenügende Transparenz über das Beschaffungsvolumen.
  • Logistikkosten, Servicelevel und Lieferzeiten werden nicht ausreichend berücksichtigt.
  • Unzureichende TCO-Betrachtung (Total Cost of Ownership).
  • Fehlende Akzeptanz im Unternehmen und in den abgeschlossenen Einkaufsabteilungen ("EK-Territorien").
  • Fehleinschätzung der ausgewählten Lieferantenpotenziale. Schaffung von Abhängigkeiten kundenseitig oder Klumpenrisiko, da die Kapazitäten lieferantenseitig nicht gegeben sind.
  • Fehleinschätzung des Lead Buyer-Know-hows und der Rolle. Fehlende IT-Struktur und intelligente Software.
  • Der sog. Lead Buyer verhandelt also für die seiner Zuständigkeit obliegenden Materialien bzw. Dienstleistungen die Rahmenverträge, auf deren Basis die jeweilige Einkaufsabteilung die operative Abwicklung übernimmt. Bei Lieferantenfehlern sollte allerdings der Lead Buyer zuständig sein.